Quel lien existe t-il entre le bien-être au travail et l’efficacité au travail ? Ces 2 notions sont-elles compatibles ou s’opposent-elles ? Et comment concilier qualité de vie au travail et performance professionnelle ?
Bien démarrer, c’est déterminant pour réussir et profiter au mieux de sa journée de travail. Les premières heures conditionnent fortement notre productivité du jour, notre capacité à faire avancer l’essentiel, et notre disponibilité pour le reste de la journée. Il est donc crucial de ne pas rater cette étape. Alors comment prendre un bon départ ?
Déléguer certaines de ses tâches est l’un des meilleurs leviers pour gagner en efficacité. Même si cela nécessite un peu d’investissement, c’est sans commune mesure avec le fait de les réaliser soi-même. En plus, quand elle est bien faite, la délégation participe au développement des compétences du collaborateur ce qui profite à la productivité globale d’une équipe ou d’une entreprise. Oui mais déléguer ne signifie pas faire faire, cela requière de la méthode !
Il est parfois très tentant de reporter une tâche qui nous déplait au profit d’une activité plus agréable ou plus facile. On a beau avoir conscience de céder ainsi à la facilité, il reste difficile de résister. Et pourtant ces tâches qui nous rebutent et qu’on ne peut déléguer, il va bien falloir les faire !
Les occasions de perdre de l’efficacité dans le cadre professionnel sont légions et permanentes. Il faut s’astreindre à une discipline de fer, lutter conte soi-même et parfois contre les autres pour contenir ces menaces tout au long de la journée. Le mieux est sans doute de s’y attaquer une par une, et de mesurer jour après jour les progrès réalisés.
Afin de prioriser ses efforts et d’en optimiser le résultat (et donc l’efficacité ;)), voici les 10 pires ennemis de l’efficacité à combattre coûte que coûte :
1- Ne pas avoir d’objectifs clairs
Rien de pire que ne pas savoir où l’on va, et donc ne pas savoir où aller. Ne pas avoir d’objectifs clairs, c’est comme avancer à l’aveuglette. Ce manque de repère et de but précis conduit souvent à faire fausse route, parfois à s’égarer, voire à se retrouver dans une impasse. Sans compter que, dans ces conditions, la motivation pour avancer ne peut pas être au top.
2- Ne pas se fixer de priorités
Dans le prolongement des objectifs, il est important d’établir la liste de ses priorités en fonction de l’importance des tâches à accomplir. Cette classification permet de réaliser les tâches dans le bon ordre et de concentrer son énergie là où il faut. Sans cela, le risque est de privilégier le quantitatif au qualitatif et l’urgence à l’importance.
3- Etablir une to-do list irréaliste
A l’inverse des 2 premiers points, on peut être tenté de vouloir trop en faire en surestimant sa capacité de production. Loin d’améliorer le résultat, cette sur-ambition a pour effet de stresser et de perturber l’individu face à l’ampleur des tâches à réaliser et ce, au détriment de sa concentration sur l’activité en cours. En outre, si cette liste comporte trop de priorités, le risque est alors d’en réduire l’utilité car « si tout est important, plus rien n’est important ».
4- Faire 36 choses à la fois
Si un ordinateur peut travailler en multi-tâches sans impact sur son rendement, ce n’est pas le cas de l’être humain. En effet, d’après de nombreuses études, faire plusieurs choses à la fois réduit (temporairement) le QI de 10 à 15 points ! Et le moins que l’on puisse dire, c’est que les distractions possibles ne manquent pas : rédiger un mail tout en vérifiant son téléphone tout en lisant un tchat tout en interceptant la discussion du voisin tout en pensant au temps qui n’en finit pas de filer…
5- Relever sa boîte mail au fil de l’eau
Un grand classique, et pour autant encore souvent une réalité. Relever ses mails dès qu’on les reçoit, c’est l’assurance d’y passer la journée et, dans le même temps, d’occulter l’importance des demandes dont ils font l’objet. Autant jeter directement sa to-do list à la poubelle ! Et en plus, on risque de prendre le rythme : à chaque réponse envoyée vient automatiquement l’attente du mail suivant et ainsi de suite…
6- Se laisser interrompre régulièrement
La convivialité est l’une des 1ères qualités à entretenir au travail, toutefois elle ne doit pas s’exercer au détriment du travail. Chaque fois que l’on est interrompu par une visite, un appel téléphonique, un SMS,… et ce même pour une courte durée, il faut en moyenne une 20aine de minutes pour se reconcentrer pleinement sur l’activité en cours. Si l’on ajoute le temps des interruptions à celui nécessaire pour s’en remettre, on arrive rapidement à plusieurs heures perturbées (pour ne pas dire perdues) dans une journée !
7- Etre atteint par la réunionite
On passe en moyenne 2 à 3 heures par jour en réunion, soit près d’1/3 de son temps de travail. Sachant que, d’après les avis, 1 réunion sur 2 est jugée inutile, cela signifie que l’on gaspille plus d’1 heure chaque jour en réunion. Bien plus que les arrêts de travail ! Pour certains, l’agenda n’est d’ailleurs plus qu’une succession de réunions. Et ces réunions appelant généralement à d’autres réunions, c’est un cycle sans fin…
8- Devenir esclave des réseaux sociaux
Les réseaux sociaux présentent de nombreux avantages mais ils ont aussi un coût : ils sont extrêmement chronophages. Plus on développe sa présence sur ces médias, plus ils réclament d’attention et d’intervention de notre part ce qui devient très vite envahissant. C’est l’effet ‘boule de neige’ des réseaux sociaux. Malheureusement, il faut tenir la cadence sous peine de sanction immédiate. Difficile de garder le dessus.
9- Rechercher la perfection
L’efficacité nécessite discipline et rigueur. Pourtant le perfectionnisme est l’un de ses pires ennemis. C’est en effet le risque d’anéantir tous ses efforts pour tenter de parvenir, en vain, à la perfection. Cela peut même s’avérer contre-productif car comme dit le proverbe bien connu, « le mieux est l’ennemi du bien ». Enfin cela ne profite pas à la délégation, gage d’efficacité, pour laquelle le perfectionne se montrera d’un naturel frileux.
10- S’oublier
Dernier ennemi déclaré de l’efficacité : ne pas prendre soin de soi. Sans une bonne hygiène de vie (exercices, alimentation, sommeil), on ne peut rester au top de ses moyens. La fatigue accumulée, le ‘manque de jus’ finissent inévitablement par entamer la productivité. Sur ce point, rappelons que « qui veut aller loin, ménage sa monture » !
Améliorez son efficacité au travail est un enjeu qui nous concerne tous. Pour autant, il n’est pas toujours évident de repérer les principales causes de gâchis de même que les meilleures parades. Alors quoi de mieux que quelques chiffres joliment mis en forme pour illustrer le propos et orienter ses efforts ?
D’après le dictionnaire Larousse, le terme efficacité renvoie au « caractère d’une personne, d’un organisme, qui produit le maximum de résultats avec le minimum d’efforts, de moyens ». Partant de cette définition, quel est l’intérêt de chercher à gagner en efficacité ?