Qu’il est bon d’avoir le temps pour tout mais, à moins d’avoir moins de 20 ans, ce temps est révolu… Désormais, le seul moyen de garder le temps de faire les choses, c’est de bien s’organiser et de prioriser suffisamment ses activités. Simple en principe, compliqué en réalité, car nos réflexes ne sont pas forcément les bons sans compter que notre environnement ne nous facilite pas toujours la tâche.
Voici de quoi y voir plus clair et emprunter le chemin de la réussite :
1- 6 lois pour comprendre ce qui se passe
Bien gérer son temps n’est pas chose aisée, au contraire. De nombreuses forces interviennent et interagissent pour contrarier nos plans. Pour espérer s’améliorer, il est important de connaître les lois qui s’appliquent et d’en connaître les solutions :
1- La loi de Parkinson : « Plus on a le temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps »
C’est la notion de dilatation du temps. De fait, plus on se donne de temps pour réaliser une tâche, plus on en met pour l’accomplir. C’est une expérience que l’on a tous vécu. On peut donc en déduire, à l’inverse, que moins on se laisse de temps pour la faire, plus vite on la termine !
Solution : Se fixer, dès le départ, une échéance ou un temps raisonnable pour accomplir chacune de ses tâches.
2- La loi de Murphy : « Toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu »
Un constat que l’on vit tous également : il est très rare de réaliser une tâche plus vite que prévu mais si fréquent de prendre plus de temps qu’envisagé initialement. Notre cerveau a une tendance naturelle à sous-évaluer l’effort à accomplir, sans doute pour se rassurer (et donc se protéger).
Solution : Prévenir cette erreur d’appréciation en ajoutant volontairement un pourcentage à l’estimation initiale de l’effort (30% par exemple).
3- La loi d’Illich : « Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité décroît »
Message aux acharnés du travail : une fois votre pic de productivité atteint, votre productivité décroît jusqu’à devenir négative ! Nous avons tous une capacité de travail dont il faut tenir compte. Faut-il rappeler que nous ne sommes pas des machines ?
Solution : Identifier son pic personnel du mieux possible et varier ses activités.
4- La loi de Carlson : « Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois »
Le pire ennemi de la productivité : les interruptions. Et ce n’est pas ce qui manque de nos jours… Il faut en moyenne 15 minutes avant de retrouver son niveau de concentration initial après une interruption. Plus le travail est haché, moins il est efficace et donc plus il prend de temps.
Solution : S’auto-discipliner (notamment vis-à-vis des mails, sms, internet,…), limiter les sources de distraction et s’isoler jusqu’à l’accomplissement de la tâche en cours.
5- La loi de Fraisse : « 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure »
La représentation du temps par l’individu est subjective. Aussi, en fonction du plaisir ou du déplaisir que l’on ressent à exécuter une tâche, notre perception du temps varie de manière importante. D’ailleurs c’est bien connu, quand on se plaît à faire quelque chose, on ne voit pas le temps passer 😉
Solution : Ne pas suivre ce penchant naturel pour ce que l’on préfère au risque de reporter éternellement ce qui nous rebute en procrastinant.
6- La loi de Pareto : « 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats »
Cette loi bien connue signifie que nous occupons le plus clair de notre temps (80%) à des tâches secondaires, et seulement 1/5ème à l’essentiel. Même s’il ne s’agit pas de réduire nos activités uniquement aux plus importantes, on comprend bien qu’il existe une sacrée marge de progression…
Solution : Préférer l’important à l’urgent et le qualitatif au quantitatif.
2- 1 outil indispensable pour gérer ses priorités
Nous faisons face à un dilemme : le temps est par nature limité alors que le nombre de choses à faire est exponentiel. Il nous faut donc faire des choix et prioriser. Et dans nos vies modernes où tant de sollicitations nous assaillent, cet enjeu de priorisation est devenu vital.
Conçue par Dwight David Eisenhower, la matrice éponyme est un incontournable de la gestion du temps. A la fois simple et puissante, elle permet de classer ses tâches selon leur degré d’importance et d’urgence :
L’importance est fonction des critères de chacun tandis que l’urgence est factuelle (normalement). Suivant leurs niveaux respectifs, un traitement spécifique est réservé à la tâche afin de garantir une bonne priorisation de ses activités et une optimisation tant qualitative que quantitative de son temps :
- urgent et important => je fais la tâche maintenant
- peu urgent et important => je la planifie
- urgent et peu important => je la délègue
- ni urgent et ni important => je la reporte ou, si possible, l’annule
3- 4 bons réflexes pour améliorer l’essentiel
Au-delà de la compréhension des mécanismes à l’oeuvre et de l’utilisation d’un outil performant pour prioriser ses tâches, il est important d’adopter quelques bons réflexes :
1- Utiliser une to-do list
Difficile de vouloir organiser son temps au mieux sans avoir une vision claire de ce que l’on a à faire. C’est ce à quoi sert principalement la to-do list qui, même si elle est loin d’être parfaite, permet de lister, trier puis prioriser ses différentes tâches. En l’associant à la matrice Eisenhower et en prenant soin de la faire vivre (il faut éviter à tout prix d’en faire une liste interminable jamais mise à jour), la to-do list guide son utilisateur au quotidien et, cerise sur le gâteau, contribue à sa sérénité.
2- Penser collectif
Pour avoir le temps de faire les choses, il faut forcément faire le tri parmi tout ce que l’on a à faire sauf que généralement, cela ne suffit pas et il en reste toujours trop. C’est là que son entourage, à commencer par ses collègues, entre en jeu. Pour soulager sa charge, rien de mieux que de mettre à contribution ceux en qui l’on a confiance. En déléguant correctement les bonnes tâches, on préserve un temps précieux pour en accomplir d’autres plus importantes tout en valorisant la compétence d’autrui. Tout bénef !
3- Anticiper les imprévus
Qu’on le veuille ou non et quelle que soit la qualité de son organisation, des impondérables ne manqueront pas de se produire. Aussi il est important de tenir compte de cette constante et de l’intégrer en amont dans sa gestion du temps. Il suffit pour cela de prévoir systématiquement 50% d’imprévu dans son emploi du temps. Cela peut sembler disproportionné, mais l’expérience montre que cette moyenne est loin d’être toujours suffisante…
4- Faire le bilan quotidiennement
La gestion du temps constituant un enjeu majeur tout comme un véritable défi pour tout un chacun, il est important de faire régulièrement le point sur son efficacité. Chaque fin de journée est alors l’occasion de reconsidérer les activités du jour pour en analyser la pertinence et la qualité d’organisation. En itérant ainsi quotidiennement, il est possible d’identifier progressivement ses points forts pour les cultiver et ses points faibles pour les corriger.
Voici en synthèse l’infographie à l’origine de cet article :
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