Marlène Villeneuve, fondatrice de Must Coaching, nous apporte sa vision et son témoignage sur les facteurs-clés et bonnes pratiques qui permettent d’améliorer concrètement notre efficacité professionnelle.

Pourriez-vous nous expliquer qui vous êtes et ce que vous faites ?

Après avoir exercé pendant une 15aine d’années comme nutritionniste puis gestionnaire de projet, j’ai choisi de me réorienter vers les métiers de la formation et du coaching. J’interviens principalement sur la gestion du temps, la planification de projets, ou encore la bonne utilisation des outils digitaux qui permettent de gagner un temps précieux (outlook, word, excel,…). Je donne également des conférences sur la bonne gestion du temps ainsi que sur le coaching, qu’il s’agisse d’un coaching d’affaires ou d’un coaching de gestion. L’objectif principal de mes accompagnements : maximiser l’utilisation de son temps pour exploiter pleinement ses talents ! L’expérience démontre qu’il y a souvent un problème de gestion de temps à l’origine des difficultés que l’on rencontre, c’est pourquoi il me parait essentiel de s’en occuper en priorité.

Quels sont selon vous les facteurs-clés de l’efficacité professionnelle ?

S’il ne fallait en citer qu’un, ce serait la planification. En formation, je demande toujours aux participants de faire la liste de ce qu’ils voudraient faire s’ils avaient plus de temps. Je constate que les activités qui ressortent ont en commun de ne jamais être planifiées. La règle est simple : si on ne planifie pas une activité, on ne la réalisera pas. C’est clairement pour moi le facteur n°1 qui intervient dans l’efficacité professionnelle.

Autre élément déterminant, savoir désembrouiller son esprit de toutes les tâches que l’on a à faire en utilisant les outils à sa disposition pour les lister, les trier par type, les organiser dans le temps, etc.

Il est également important de maîtriser le temps dont on dispose en intégrant à l’avance une part d’imprévus. Par exemple, il ne faut jamais remplir son agenda à plus de 50% pour laisser suffisamment de place aux aléas.

Enfin l’organisation, tant physique que virtuelle, est primordiale dans l’optimisation de son temps au quotidien. D’après de nombreuses études, on perd en moyenne l’équivalent d’1 heure par jour, soit 6 semaines par an, uniquement à ‘retrouver nos affaires’ !

Avez-vous des exemples de bonnes pratiques qui permettent d’améliorer l’efficacité au travail ?

On suggère en priorité 5 pistes d’amélioration :

1. est-ce que la tâche que je fais je peux la regrouper ? Par exemple, passer mes appels téléphoniques prendra 2 fois et demie moins de temps si je les regroupe que si je les fais de façon dispersée.
2. est-ce que ce travail me demande de la concentration ? Si oui, j’ai besoin d’une période de concentration continue durant laquelle je ne ferai que cette tâche, sans me laisser interrompre (90 minutes étant la période maximum pour rester concentré(e), après quoi le niveau de concentration baisse drastiquement.). Il faut savoir qu’on perd en moyenne 4 minutes à reprendre sa concentration après chaque interruption.
3. est-ce que je peux améliorer ma méthode de travail ? Il existe en effet des méthodes telles que le lean management (développé initialement par Toyota) qui permettent d’améliorer nettement son efficacité.
4. est-ce que je peux déléguer cette tâche ? Au-delà du gain de temps, cela peut me permettre de rester centré(e) sur ce que je fais le mieux.
5. est-ce que ce que je fais est vraiment utile ? Je pense notamment aux statistiques que l’on compile pour faire du pilotage mais que finalement personne n’utilise. Pour éviter cela, il faut toujours garder en perspective l’objectif que l‘on vise.

A l’inverse, quels sont les principaux pièges à éviter ?

Le principal piège selon moi c’est le « syndrome de l’action immédiate » : dès que quelque chose arrive, on le fait tout de suite, sans prendre soin de terminer l’action en cours. De fait, on se comporte parfois comme de vraies girouettes. Au lieu de ça, il vaut mieux savoir garder le cap, prendre note de la demande pour plus tard et rester centré(e) sur l’action en cours jusqu’à son terme.

Pourriez-vous partager l’expérience d’un de vos coachés sur ce sujet ?

Il est souvent très utile d’enchaîner formation puis coaching pour accompagner la personne jusqu’à la mise en action. Cela permet aussi d’adapter l’accompagnement à la personne et à sa situation. Je pense par exemple à une personne travaillant dans le réseau de la santé qui n’avait plus le contrôle sur les tâches qu’elle effectuait et qui se laissait totalement submerger. Elle a suivi la formation puis le coaching ce qui lui a permis de se libérer, de reprendre le contrôle et en même temps de retrouver de la sérénité. Elle disait que ce changement avait carrément changé sa vie !

Quelle démarche de coaching utilisez-vous pour aider à améliorer l’efficacité au travail ?

En coaching, je travaille beaucoup sur la notion de ‘qu’est-ce que je pourrais faire différemment pour que ça marche mieux’ car, comme disait Albert Einstein, « la folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent. ». Mais c’est difficile car cela implique de changer ses habitudes d’où l’importance d’être accompagné(e).

Je demande aussi à la personne ce qu’elle voudrait faire si elle avait plus de temps. Habituellement, ce sont des choses importantes mais pas forcément urgentes et surtout jamais planifiées.

Je préconise également de commencer sa journée par les choses les plus importantes ou que l’on aime le moins. Il faut savoir tenir compte de son énergie et de ses variations pour mieux répartir ses tâches dans la journée.

Enfin, j’axe beaucoup mon accompagnement autour des 2 piliers de l’efficacité que sont pour moi la planification et concentrer ses efforts sur ce qui est important pour nous.

Merci beaucoup à Marlène Villeneuve pour son témoignage.

Découvrez comment rester maître de votre temps !