Combien d’heures passons-nous chaque jour à traiter nos emails ? 1h, 2h, 3h peut-être ? Nous savons tous que nous passons bien trop de temps à gérer cette boite mail qui se fait de plus en plus envahissante, au point d’en devenir nous-mêmes dépendants sinon prisonniers. Mais l’heure de la révolte a sonné ! Reprenons le contrôle de notre temps et appliquons quelques bonnes pratiques pour garder (autant que possible) le meilleur et seulement le meilleur de ce formidable outil de communication qu’est la messagerie !

Voici 5 méthodes simples à mettre en œuvre pour vous aider à mieux gérer vos mails :

1- Gardez la maîtrise de votre boite mail

La 1^ère règle à adopter et sûrement la plus importante, c’est de garder le contrôle de sa messagerie pour ne pas en devenir esclave. Rien de plus chronophage et contreproductif que de relever sa messagerie à la moindre alerte, que de répondre immédiatement à chaque mail reçu. Non seulement ces pratiques soustraient un temps précieux à la réalisation de vos tâches importantes, mais en plus ces interruptions intempestives vous empêchent de rester concentré(e) sur votre travail prioritaire. D’après plusieurs études, il faut en moyenne une 20aine de minutes pour retrouver sa concentration après une interruption. Imaginez les dégâts si vous vous laissez déranger toutes les 5 ou 10 minutes !

Pour éviter une telle situation, 2 règles d’or sont à respecter :

1. désactivez TOUTES les alertes visuelles ET sonores pour ne pas vous laisser tenter
2. gérez votre boite uniquement à HEURES FIXES, en fin de matinée et en fin d’après-midi par exemple

Une dernière option, plus radiale encore, consiste à fermer votre messagerie en dehors des plages prévues pour son traitement. Essayez donc pour voir 😉

2- Faites un 1^er tri rapide de vos mails

A l’heure prévue, passez d’abord rapidement en revue tous les mails que vous avez reçus et décidez pour chacun d’eux du traitement le plus approprié. Vous avez le choix entre :

1- le classer : quand un mail ne réclame pas d’action de votre part, typiquement les mails « pour info », le mieux peut être de le ranger directement dans un dossier qui restera à votre disposition en cas de besoin

2- le supprimer : en fonction de l’objet ou de l’expéditeur, le plus rapide est certainement de « poubelliser » le mail, et surtout n’hésitez pas à avoir la main lourde car, dans ce domaine, 1 de perdu 1 000 de retrouvés 😉

3- le déléguer : autre méthode efficace (quand cela est fait à bon escient bien sûr), déléguez le traitement du mail à la personne la mieux indiquée pour le faire

4- agir : si les 3 premières options sont écartées, il ne vous reste plus qu’à traiter le mail selon 2 cas de figure :

• soit traitez-le immédiatement s’il est urgent et important, ou si son traitement prend moins de 2 mn (en application des règles de GTD, « Getting Things Done », de David Allen)
• soit planifiez son traitement en fonction de l’échéance et de l’importance du sujet

Comme moyen mnémotechnique, vous pouvez utiliser les ‘4 Ds’ du time management que sont « Drop, Delay, Delegate & Do ».

3- Automatisez tout ce qui peut l’être

Aussi intrusif soit le digital dans nos vies, il a aussi ses avantages et notamment celui de nous simplifier la vie grâce à l’automatisation. Aussi profitez des fonctionnalités offertes par votre outil de messagerie pour gagner un temps précieux dans le traitement de vos mails.

Tout d’abord, pour vous faciliter le tri des mails, utilisez des règles de classement automatique. Créez par exemple des répertoires dédiés aux mails adressés en direct, en copie, envoyés par votre manager, par votre assistant(e), par votre équipe,… Créez également des répertoires spécifiques pour les mails non prioritaires tels que les newsletters, les mails perso, etc.

Ensuite, filtrez vos mails dès réception pour en extraire automatiquement les plus indésirables tels que pubs, spams et autres alertes intempestives comme les réseaux sociaux savent si bien le faire…

Enfin, accélérez votre rédaction des mails en paramétrant à l’avance votre « signature » que vous retrouverez automatiquement pour l’édition de chaque nouveau mail. Profitez-en pour y faire figurer un maximum d’éléments comme le mot d’accueil, la formule de politesse, et bien sûr votre signature.

4- Envoyez moins pour recevoir moins

Au-delà des méthodes d’organisation citées précédemment, il existe un autre moyen essentiel pour simplifier à la source la gestion de vos mails : en recevoir moins ! Et pour en recevoir moins, il faut que l’on vous en envoie moins. C’est là que vous rentrez en scène, car vous avez, vous aussi, une part de responsabilité dans les mails que vous recevez. En effet, plutôt que d’appliquer la loi du talion et bombarder vos correspondants, montrez leur l’exemple et :

• ne mettez pas la terre entière en copie de vos mails
• ne faites pas de « réponse à tous » systématique
• ne confondez pas email et tchat
• après 3 mails échangés sur un sujet, optez pour un contact verbal avec votre interlocuteur
• évitez d’écrire un roman 😉

Si chacun respecte ces quelques bonnes pratiques à commencer par vous-même, c’est au moins la moitié du chemin qui est fait !

5- Militez pour un projet d’entreprise

Comme la question des emails est aussi voire surtout une question collective, autant l’adresser également au niveau de l’entreprise. Cette voie est sans doute la moins facile à emprunter mais elle peut produire des résultats extraordinaires une fois investie. C’est le choix ambitieux qu’ont fait plusieurs grandes entreprises comme Atos, Intel ou Deloitte.

Atos a pour sa part engagé tout un programme en 2011 pour devenir au bout de 3 ans une entreprise « Zéro email ». L’objectif visé est à la fois d’accroître la productivité des collaborateurs en libérant du temps habituellement passé à gérer les mails, mais aussi de travailler de façon plus collaborative afin de briser les silos d’information et renforcer les synergies. Pour y parvenir, Atos a notamment introduit des solutions de communication collaborative et sociale (blogs, wikis, messagerie instantanée, réseau social d‘entreprise) comme autant d’alternatives au courrier électronique.

Même motivation mais solution plus light, Intel et Deloitte ont instauré dès 2007 le « no email Friday » (zéro mail du vendredi).

Alors profitez de ces quelques exemples pour faire vous aussi bouger les lignes en militant dès à présent pour un ‘e-mailing responsable’ 🙂

Découvrez comment rester maître de votre temps !